Man and woman shouting in megaphones at each other

Onko se niin vaikeaa? 7 vinkkiä viestintään

Jokainen pomonsa, työkaverinsa, ystävänsä, puolisonsa tai lapsensa kanssa kommunikoinut ihminen on varmasti kokenut saman kuin minä taannoin taaperoni kanssa: yksinkertainenkin viestintä on välillä vaikeaa.

Mönkään menneellä viestinnällä voi olla kauaskantoisia seurauksia. Minä pääsin vähällä: pienen nokkapokan ja parin minuutin murjotuksen jälkeen poikani kaivautui kainalooni katsomaan piirrettyjä.

Kohta jo naureskelimme ja hölmöilimme piirrettyjen tahtiin. Yhteys ei katkennut.

Kahden ihmisen välisessä viestinnässä voi tökätä vaikka kuinka ja monta asiaa. Kun ihmisiä on useampia, vaikeuskerroin kasvaa.

Viestinnän luulisi olevan helppoa. Sehän on vain viestin lähettämistä joko henkisen tai fyysisen kuilun yli vastaanottajalle. Mutta siinäpä se onkin. Kuilu voi olla välillä valovuosia leveä. Miettikääpä vaikka Trumpia tai Brexitiä.

Seuraavassa kerron seitsemän vinkkiä, jolla saat oman viestintäsi lentoon. Viestintä on aidoimmillaan alastonta: siitä on riisuttu turhat roolit, ennakkoasenteet ja tahalliset väärintulkinnat.

Testaa konsteja arjessasi ja anna palautetta niiden toimivuudesta!

1. Jos viesti ei mene perille, katso peiliin

 

Oletko kokenut, että viestisi ei mene perille tai se ymmärretään aina väärin? Näin käy meille kaikille. Se, jos mikä, ärsyttää.

Tässä sinulle viestinnän kultainen sääntö: jos viestiä ei ymmärretä, syy on viestin lähettäjässä. Aina.

Eli jos lähetät sähköpostilla suljetun oven takaa yt-neuvottelujen lopputuloksen organisaatiomuutoksineen ja irtisanomisineen, älä ihmettele jos sinulla on käsissäsi huhujen ja pahan olon halvaannuttama organisaatio.

Kotioloissa erittäin toimivaksi konfliktien aiheuttajaksi on havaittu poikien mökkireissusta ilmoittaminen — viisi minuuttia ennen lähtöä.

 

Käytännön vinkkejä: Suunnittele viestintäsi. Pitääkö kertoa jotain ennakkoon? Palataanko viestiin myöhemmin?

Mieti, onko viestintävälineesi oikea. Sähköpostilla ei anneta kriittistä palautetta eikä potkuja.

Kerro viestisi suomeksi, älä viljele sivistyssanoja ja ammattislangia. Lue kirjalliset viestisi ääneen.

Käytä asiasta etukäteen tietämätöntä luottoihmistä koekaniinina ja kysy, ymmärtääkö hän viestisi.

2. Pelko on terveellistä. Mutta kuka on isäntä?

 

Asiantuntijatehtävissä työskentelevä Maija on tuskastunut. Hän haluaisi tuoda esille oman ideansa, jota on kehitellyt pitkään.

Maijaa myös turhauttaa pitkään tiimissä kytenyt ongelma. Hänellä on tulossa kehityskeskustelu ja neuvon häntä ottamaan asiat esille.

Maija toteaa lannistuneesti: ″En minä uskalla, koska en koe olevani asiantuntija kehittämisessä ja johtamisessa. Mitä nyt pomonikin tällaisesta kitinästä ajattelisi?″

Me jätämme paljon viestimättä siksi, että meitä pelottaa. Se on inhimillistä. Uusi, vieras ja osittain kontrolloimaton asia pelottaa.

Viestintäpelot voi jakaa karrikoiden kolmeen kategoriaan:

  1. Yhteyden menettämisen pelko.
  2. Häpeän pelko.
  3. Auktoriteetin häviämisen pelko.

 

Pelkäämme siis menettävämme viestin vastaanottajan, häpäisevämme itsemme tai joutuvamme naurunalaiseksi. Inhimillisiä tunteita kaikki.

Lyhyellä aikavälillä asioiden tekemättä jättäminen voi tuntua parhaimmalta ratkaisulta. Pitkällä aikavälillä ollaan kuitenkin ojasta allikossa. Koska joku viestii kuitenkin sinun puolestasi. Silloin hän päättää, mistä puhutaan.

Voi menettää hyvän työtilaisuuden tai mahdollisuuden vaikuttaa asioihin vain siksi, että et saa suutasi auki. Silloin pelko on isäntäsi. Älä anna pelolle sitä valtaa.

Mikä siis avuksi? Yksinkertaista: pelot pitää kohdata. Ne eivät välttämättä häviä minnekään, mutta niiden kanssa voi elää. Silloin tietoinen minäsi vastaa teoistasi, ei yksittäinen tunne.

 

Käytännön vinkkejä:

Kerro tiimi- tai perhepalaverissa jokin sinua pitkään mietityttänyt asia, jota et ole uskaltanut sanoa. Saatat yllättyä reaktiosta.

Keskustele pelkosi kanssa ja aseta se oikeaan mittasuhteisiin. Mieti, mikä on pahin, paras, ja todennäköisin vaihtoehto, jos kohtaat pelkosi. Todennäköisesti mitään dramaattista ei tapahdu.

Luota omaan ammattitaitoosi äläkä yliarvioi toisten osaamista.

Muista, että muutkin mokaavat. Tärkeintä on oppia niistä.

3. Huippuviestijä kuuntelee enemmän kuin puhuu

 

Olen itse aikamoinen höpöttäjä. Kun innostun, tekstiä tulee. Suu käy usein ajatusta nopeammin. Kun innostun, se kuuluu pulputuksena. Monet pitävät sitä jyräämisenä. Se ei ole tarkoitukseni.

Meillä on kaksi korvaa ja yksi suu. Ehkä kuuntelun ja puhumisen suhde kannattaisi olla sama.

Kuuntelemalla opimme enemmän toisistamme. Silloin myös omat ajatuksemme ja niiden viestintä kehittyy.

 

Käytännön vinkkejä:

Kellota tai pyydä keskustelukumppaniasi kellottamaan seuraavan keskustelun aikana aika, jonka käytät aktiiviseen puhumiseen ja aktiiviseen kuunteluun. Jos puhut selkeästi enemmän kuin kuuntelet, mieti miten voisit muuttaa tätä suhdetta.

Kun mielesi tekee seuraavan kerran keskeyttää joku ihminen, laske hitaasti kymmeneen. Mieti sitten uudelleen, vieläkö haluat hönkäistä kuningasajatuksesi ilmoille.

4. Mieti, mitä tunteita haluat välittää

 

Tunteet tarttuvat. Negatiiviset tunteet ne vasta tarttuvatkin. Tunnekuohussa toiselle sanottu ikävä asia voi pilata molempien koko päivän.

Pahimmassa tapauksessa ikävä tuhahdus aiheuttaa vahvan vastareaktion. Negatiivisuuden kierre on valmis.

Vaikka myönteinen asenne ei välttämättä aina tartu viestin vastaanottajaan, todennäköisyys paremmasta lopputuloksesta on kuitenkin tölväisyä parempi.

 

Käytännön vinkkejä:

Älä ole aktiivinen viestijä, jos olet tunnekuohussa. Ota pieni breikki, käy lenkillä tai meditoi. Kerro muille, että nyt ei ole hyvä hetki puhua.

Mieti, minkälaisia tunteita haluat sinulle välitettävän. Tämä toimii yleensä myös toisin päin.

5. Kerro viestisi kuin viisivuotiaalle

 

Tämä ei ole vitsi eikä alentuvaa. Mieti: minkälaista tietoa viisivuotias, maailmalle ja eri ilmiöille avoin lapsi kaipaa?

Konkreettista ja selkeää.

Minä kaipaan 38-vuotiaana aivan samoja asioita. Minulle kuitenkin tarjotaan koko ajan viestintää, joka on verhoiltu ammattislangiin ja bisnesjargoniin.

Sellaista ei oikeasti ymmärrä kukaan­ — ei edes heimotoverisi.

Jostain syystä me aikuiset haluamme osoittaa osaamistamme selittämällä yksinkertaisetkin asiat munkkilatinaksi.

Joten kerro asiasi seuraavan kerran minulle niin, että viisivuotiaskin sen ymmärtää. Silloin tiedän, että olet myös itse ymmärtänyt, mistä puhut.

 

Käytännön vinkkejä:

Kun seuraavan kerran käytät jotain hienoa sivistyssanaa tai ammattislangia, mieti mitä se tarkoittaa selvällä suomen kielellä. Jos se ei onnistu, mieti miksi käytät sellaisia termejä!

Kysy seuraavassa tiimipalaverissa jostain yleisesti käyttämästänne termistä, miten jokainen sen ymmärtää. Todennäköisesti saat aika monta eri vastausta...

6. Järki on kultaa, tunteet ovat timanttia

 

Minkälaisia ovat mieleenpainuvimmat puheet, joita olet kuullut? Ovatko ne vedonneet järkevään vai tuntevaan puoleesi?

Winston Churchill, Martin Luther King, John F. Kennedy, Greta Thunberg ja Barack Obama ovat ainakin luottaneet tunteisiin vetoamisen voimaan.

Miksi? Me haluamme vaikuttua vastaanottamistamme viesteistä.

Nobelin tutkimuksellaan voittanut Daniel Kahneman on todennut, että ihmiset tukeutuvat päätöksissään nopeaa, intuitiivista ja emotionaalista järjestelmää huomattavasti hitaampaa, harkitsevampaa ja loogisempaa järjestelmää enemmän. Tämä pätee myös viestintään.

On tärkeää olla järkevä ja looginen. Mutta tie ihmisten sydämiin käy kuitenkin ensiksi tunteiden kautta.

 

Käytännön vinkkejä:

Tarinat herättävät tunteita ja sitä kautta samaistumisen kohteita. Kokeile seuraavan kerran ryydittää viestiäsi elävän elämän esimerkeillä.

Kerro seuraavassa tiimi- tai perhepalaverissa asiaargumenttien lisäksi, miltä jokin asia sinussa tuntuu.  Tämä heittäytyminen maksaa varmasti itsensä takaisin.

7. Pyydä apua ennemmin

kuin myöhemmin

 

Meistä kukaan ei voi olla täydellinen kaikessa. Vaikka suurin osa meistä kirjoittaa, kuvaa ja esitelmöi päivittäin, se ei välttämättä tarkoita, että olemme siinä kovin hyviä.

Apua on kuitenkin aina saatavissa. Ammattiviestijät voivat auttaa sinua parantamaan omaa viestintääsi ja säästämään tärkeintä ja rajallisinta pääomaasi: aikaasi.

Varsinkin kriisin sattuessa kohdalle ammattiviestijän apu voi säästää myös toista elintärkeää pääomaa: mainettasi.

Hyvän ammattiviestijän tuntee siitä, että hän osaa kertoa, missä hän voi sinua auttaa, mitä konkreettista ja rahanarvoista hyötyä saat ja mikä tämän palvelun hinta on.

Hähmäiset, abstraktit ja kaiken osaavat helppoheikit kannattaa jättää omaan arvoonsa.

 

Käytännön vinkkejä:

Mieti, mitä osaat ja mitä et. Vahvista omaa osaamistasi ja mieti, mitä haluat oppia lisää. Asiat, joihin sinulla ei ole motivaatiota eikä aikaa, kannattaa ulkoistaa.

Katso, mitä viestintäpalveluita ja koulutuksia eri yritykset tarjoavat ja kysy rohkeasti referenssejä ja tarkentavia kysymyksiä.

Sen työn voit aloittaa vaikka täältä!