Lakkaa olettamasta, että viestisi menee heti perille

Häh?

”Sitten henkilöstökyselymme viestintäosioon. Täällä nousee jälleen esille sisäisen viestinnän heikko taso. Tätä täytyy kyllä ihmetellä. Olemme tiedottaneet asioista aina kaikille sähköpostilla, kun niistä on voinut tiedottaa. Ja lähetämme sisäisen uutiskirjeemme neljä kertaa vuodessa. No, tämä tosiaan nousee aina, olisiko tämä nyt sellainen asia, jossa ei vain onnistuta. Olisiko tästä kysymyksiä?”

”Voisiko yrityksen asioista kertoa vaikkapa viikkopalavereissa? Eli voisimmeko järjestää tiimillä viikkopalaverin, jossa myös näitä yleisiä asioita käydään?”

 

”No, ajatus on periaatteessa ihan hyvä. Voimmeko me kuitenkaan sitoutua säännölliseen palaveriin viikottain?”

”Meillä kaikilla on kuitenkin yllättäviä työasioita ja päivät ovat täynnä kaikkia muita palavereita. Jospa kuitenkin pidättäytyisimme vanhoissa käytännöissä.”
”Ok. Miten muuten aiomme hoitaa huomisen ison presentaation uuden asiakkaamme kanssa?
”Hitto! Oliko se huomenna?”
”Juu, minähän laitoin sinulle sähköpostia tästä viime viikolla…”
”Hemmetti, minulle tulee niitä ainakin 120 päivässä! En millään ehdi niitä kaikkia lukea.”
”Tais mennä ylitöiksi…”

 

”Kyllä meillä tieto kulkee hyvin”

”Hei, voisimmeko me Katjan kanssa lähteä iltapäivän koulutuksesta yhdeltä? Olisimme ehkä tunnin poissa. Toimitusjohtajamme juuri soitti, että meidän pitäisi tervehtiä uutta kunnanjohtajaa, kun hän on tulossa käymään.”
”Okei. Toimitusjohtajanne kyllä sanoi tilatessaan tämän koulutuksen, että meidän olisi oleellisen tärkeää keskustella palaverirakenteistanne ja verkkojulkaisukalenteristanne. Mites se nyt tehdään sitten?”
”No, vedät kalvot vähän nopeammin, ja me mietimme sitten Katjan kanssa näitä asioita keskenämme.”
”No, ei kai siinä sitten muukaan auta. Miten tämä yllättävä tapaaminen tuli nyt niin äkkiä?”

 

”Tällaista se on. Toimari saa päähänsä jonkin uuden asian tai tapaamisen, ja me muut sitten hyppäämme hänen toiveidensa mukaan.”

”Okei. Eikö teillä ole yhteistä viikkokalenteria, johon merkitsisitte kaikki omat menonne ja tapaamisenne. Sieltä olisi sitten kaikkien helppo niitä katsoa.”

”Ehei. Kyllä meillä tieto kulkee hyvin, kun olemme näin pieni porukka. Mitä sitten, jos virrat menevät poikki tai kännykästä loppuu akku? Kyllä paperikalenteri on parempi. Itse asiassa minulla on niitä viisi.”

Nämä elävän elämän esimerkit paljastavat yhden selvän sisäisen viestinnän kompastuskiven: me oletamme asioita liikaa.

Me oletamme, että yksi viestintäkerta riittää. Tai että jokainen lukee kaikki sähköpostit ja memot tarkkaan. Ei riitä, eivätkä lue.

Miten tällaiset voidaan sitten välttää? Lisäämällä selkeää viestintää. Markkinoinnin piirissä puhutaan seitsemän toiston säännöstä. Niin monta kertaa meille on keskimäärin toistettava viesti, jotta me sisäistämme sen.

Ihmisiä ei harmita, jos heille toistaa asioita. Heitä harmittaa, jos joku tärkeä viesti jää saamatta. Eli:

 

  • “Etkö saanut muistiota?” Älä kuvittele, että yksi sähköposti riittää siihen, että kaikki ovat tietoisia asiastasi. Käy tärkeimmät pointit läpi tiimipalavereissa.
  • Muista viestinnän perussääntö: lähettäjä on aina vastuussa, ei vastaanottaja. Toki työntekijöiltä täytyy voida odottaa jonkinlaista kiinnostusta työnantajansa asioihin. Siitä huolimatta sinun täytyy tiedostaa ja hyväksyä se, että sinä olet vastuussa viestin perille menemisestä.
  • Varmista viestin perille meno kysymällä vastaanottajalta, miten hän ymmärsi viestin, ja oliko siinä jotain epäselvää.
  • Pidä huoli, että kaikkien kalenterit ovat keskenään synkronoituja. Paperiset kalenterit ovat ihan kivoja, mutta oikein käytettynä sähköinen kalenteri on ylivoimanen.
jarkko-alasti

Alaston viestijä

Riisun viestinnän ilmiöt ja rakenteet päälle liimatusta kuorrutuksesta ja jargonista. Selvää suomen kieltä ja tarvittaessa rautalankaa, yksinkertaisesti.

Kirjoita kommentti